Reuniões produtivas – Entenda por que a forma como pensamos os problemas individualmente não funciona em grupo

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Em um encontro com uma amiga querida, ela me contou que, durante uma reunião de trabalho, um colega mais sênior sentado ao lado dela digitava no celular freneticamente, curiosa e motivada pelo tédio que estava sentindo naquele momento, ela olhou em sua direção e, com um pequeno auxilio das letras em fonte gigantescas que ele usava, ela brevemente testemunhou uma conversa dele com sua amante.

Apesar da riqueza de detalhes, o ponto da minha amiga era dizer que a reunião estava sofrível, que não acabava nunca, e que estava difícil para todos manterem a atenção no que estava sendo discutido. Não houve qualquer julgamento por parte dela com relação ao que o colega estava fazendo, que também estava com foco zero na reunião, o que a estava incomodando era a reunião em si, por sentir que estava perdendo um tempo que seria muito mais produtivo fora dali, e que longas e entediantes reuniões são frequentes em seu ambiente de trabalho.

Você deve ter pensado: “de fato, isso também é muito comum em minha empresa”. Algumas organizações fazem tantas reuniões que os colaboradores não conseguem sequer sentar-se para fazer o trabalho mínimo esperado de seus cargos, porque passam o dia inteiro em reunião, uma após a outra. Eu não acredito que realizar tantas reuniões seja produtivo e vou explicar, cientificamente, o porquê.

Imagine que você está pedindo comida para entrega pelo aplicativo. A primeira escolha que você faz é daquele hambúrguer maravilhoso acompanhado de batatas fritas com cheddar e bacon. Então, a culpa bate, você se lembra que está tentando manter uma dieta mais saudável durante a semana e então pensa em algo mais leve, de forma que comida japonesa seria uma boa opção. Você então se recorda de que comeu comida japonesa dois dias atrás e, finalmente, decide-se por um wrap de salmão defumado com cream cheese. Antes de concluir o pedido, você pensa se é isso mesmo que você quer comer e efetua a compra.

Esse processo é chamado de “Resolução Intuitiva de Problemas”[1] e ocorre conosco tão naturalmente que não nos damos conta do que realmente estamos fazendo. Tudo o que acontece é que focamos a atenção no problema e nossa mente faz o resto do trabalho, passando pelas seguintes fases, automaticamente:

- Fase 1: Definir o problema;

- Fase 2: Gerar soluções;

- Fase 3: Avaliar as opções de solução;

- Fase 4: Escolher uma solução;

- Fase 5: Fazer um planejamento.

Subconscientemente, nós nos movemos entre uma fase e outra, desordenadamente, antes de chegar à uma conclusão e traçar um plano, não se trata de um processo sistemático.

Em grupo, contudo, a Resolução Intuitiva de Problemas não funciona da mesma forma. Como esse tipo de intuição é diferente para cada indivíduo, é impossível para cada membro do grupo saber em que fase da resolução de problemas seu colega está. Se um está na fase 2, o outro na 5, e o outro já foi e voltou na 2 e na 4 mais de uma vez, o resultado disso em uma reunião é o caos.

A maioria das reuniões consideradas ‘ruins’ não a são por culpa de líderes incompetentes, mas por um simples erro causado por todas as pessoas que estão presentes, por não terem uma estratégia. Para que um grupo seja funcional, todos os seus membros devem estar focados na mesma fase da resolução do problema, e isso só é possível com o abandono do pensamento automático e adoção de uma abordagem mais metódica.

Uma das formas de transformar uma reunião intuitiva em metódica, é listar os itens que serão discutidos durante a reunião. Então, ao lado direito da lista, faça uma nova coluna e, na frente de cada um dos itens indique em qual estágio de desenvolvimento ele está. Em uma coluna mais à direita, indique quais os possíveis resultados mensuráveis para aquela fase. Reserve uma parte da reunião para focar apenas no alcance desses resultados. Uma vez alcançado, siga em frente.

Durante a construção e andamento desse processo, é sempre importante ter a resposta para os seguintes questionamentos muito bem definidas:

- Você realmente entende qual o problema que está tentando resolver?

- Você tem uma lista ampla o suficiente de possíveis soluções?

- Você avaliou os pontos fortes e fracos de cada uma das opções de solução?

- O grupo debateu cada uma das hipóteses levantadas?

- Alguma solução já foi escolhida?

Como o famoso Steve Jobs uma vez disse:

“Se você define o problema corretamente, terá quase chegado à sua solução”.

   

[1] Desenvolvido por Al Pittampalli, da Modern Meeting Company.

O momento de sua carreira em que você precisa confiar em seus instintos

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Um dos motivos pelo qual eu adoro o meu trabalho, é que eu aprendo muito todos os dias, ele mantém a minha mente engajada. Eu, particularmente, gosto do fato de poder ajudar as pessoas a tomarem decisões que as farão alcançar mais daquilo que elas querem.

Quando eu era criança, não me recordo de alguma vez pensar que quando eu crescesse eu iria trabalhar como advogada, ser consultora em uma empresa multinacional, revisar o recolhimento de tributos de grandes corporações para ajudá-los a ‘economizar’ seu dinheiro, ou importar dispositivos médicos.

Eu dizia que eu queria ser arquiteta, porque na época eu gostava de desenhar, então relacionava a profissão a isso, ou médica para “salvar vidas”. Mas de alguma forma, tudo aquilo em que eu não pensava acabou ocupando muito espaço na minha vida durante muitos anos.

Quando olho para grandes realizações feitas pela humanidade, ou para produtos completamente inovadores e benéficos aos seres vivos, penso que eles foram feitos por indivíduos especializados naquilo, por indivíduos que se esforçaram muito e dedicaram muito do seu tempo àquele projeto, por indivíduos que sentem amor pelo que fazem.

Ao mesmo tempo, penso nas pessoas que fazem propagandas de produtos prejudiciais à saúde, em pessoas que torturam animais para alimentar um riquíssimo mercado de luxos e futilidades. Hoje, as empresas chamam problemas éticos, de problemas corporativos.

Eu encarei minha transição de empresária à profissional autônoma quando percebi que o que estava fazendo, beneficiava financeiramente os players do mercado de forma voluptuosa, mas prejudicava quem realmente precisava ter acesso àqueles produtos no final da cadeia. Foram quatro palavras, proferidas por um funcionário de uma empresa concorrente, que me fizeram refletir e repensar tudo o que eu estava fazendo: “O mercado é assim”. Ponto.

Essa frase, especificamente, me fez pensar sobre o que eu estava fazendo, sobre o que eu queria conquistar, sobre qual era o significado da minha vida no final contas. Eu havia entrado no negócio pelo dinheiro e estava obcecada em consegui-lo inicialmente, mas depois de um tempo nada, daquilo que preenchia 90% do meu tempo diariamente, fazia sentido para mim. Eu não sentia orgulho de mim pelo que estava fazendo.

Então, mudei.

Mesmo que você esteja fazendo algo que lhe traga satisfação profissional, se você gosta do que faz, pare para pensar em quais mudanças poderia fazer na sua carreira e em sua vida para enriquecê-las ainda mais, para que sinta orgulho de si e daquilo que faz.

Agora se você está insatisfeito com seu trabalho, como eu estava, é hora de parar para refletir no que faz sentido para você, no que você quer alcançar ao longo dos anos, e em como se vê quando tiver 80 anos de idade. Você vai olhar para traz e dizer:

“Eu fiz tudo o que queria fazer, e mesmo que não tenha dado certo, ao menos eu tentei”?

ou irá dizer:

“Minha vida poderia ter sido muito melhor se eu tivesse tido coragem”?

Nem todas as decisões que tomar em sua vida terão dados estatísticos para lhe apoiar. Seu instinto não tem nada de irracional, ele é constituído por experiências pelas quais você já passou e ficaram guardados no fundo de sua memória. Então, nesses casos, confie nele.

Na vida, escolha ser peça de lego e não de quebra-cabeça – a inteligência do grupo

A flexibilidade no trabalho, principalmente na figura do home office, tem se tornado cada vez mais atraente às empresas, por contribuir para a redução do estresse e conferir aos funcionários maior sensação de liberdade e controle sobre suas vidas. Contudo, os seres humanos são, evolutivamente, criaturas sociáveis, e nós precisamos da interação com outras pessoas para manter o equilíbrio da nossa saúde mental.

Os trechos abaixo foram extraídos do livro “Trabalhando com a inteligência emocional”, escrito por Daniel Goleman e publicado em 1998[i]. Apesar de terem completado 21 anos em 2019, não poderiam ser mais atuais:

“Há somente 20 anos, a habilidade de trabalhar em equipe era tida como uma capacidade típica de iniciantes, e não uma característica que definisse líderes destacados. Nos anos 90, contudo, as habilidades de equipe são uma qualidade que identificam quem alcançará a posição de profissional de ponta.

(...)

Isso porque a tendência é que o trabalho gire cada vez mais em torno de grupos ad hoc e de organizações virtuais, de equipes espontâneas que surgem e se desfazem acompanhando o ciclo da necessidade que as gerou, que aparece e acaba, bem como à medida que as tarefas se tornem tão complexas que jamais uma só pessoa terá todas as aptidões requeridas para realizá-las”.

Após a publicação do livro, muitos estudos foram realizados no sentido de demonstrar que as vantagens de trabalhar como um time no mundo empresarial são maiores, pois as organizações são impulsionadas a melhores resultados e, de fato, elas têm atribuído cada vez mais valor aos trabalhos em equipe, inclusive através o auxílio de profissionais especializados.

Terminologicamente, grupos não se tornam times pelo simples fato de alguém tê-los chamado por este nome, mas porque os membros do time estão comprometidos com uma mesma meta, um propósito comum, possuem habilidades complementares, as expectativas alinhadas e assumem responsabilidade individual e solidária pelo trabalho que exercem.

Isso significa que você pode agrupar vários talentos em um mesmo espaço, mas se eles não souberem ouvir uns aos outros, não conseguirem se comunicar de forma eficiente, e não conhecerem e respeitarem as diferenças que existem entre eles, o seu “time dos sonhos” vai para o espaço, ou melhor, não vai para lugar algum, ficará estacionado exatamente onde está, como um grupo.

Os times eficientes e produtivos, também denominados alta performance, não têm apenas uma “estrela”, aquela pessoa que apresenta todas as ideias brilhantes e soluções criativas para que os demais ponham a mão na massa, todos são estrelas, o que permite com que cada indivíduo contribua com seu ponto forte, gerando o que Goleman denominou a “inteligência do grupo”, que produz mais e gera melhores resultados em comparação ao trabalho executado por uma única mente.

O segredo está exatamente em saber extrair os benefícios de um trabalho em equipe.

E alcançar o status de um time de alta performance não é uma tarefa simples, depende muito da estratégia adotada para que as pessoas funcionem produtivamente como peças diferentes de uma mesma engrenagem e, por isso, ter a liderança certa faz toda a diferença, inclusive em termos financeiros.

Para alguns, o convívio e a interação harmoniosa com outras pessoas é algo que flui naturalmente, para outras nem tanto, e é aí que o treinamento de um bom líder mostra sua verdadeira importância. Reconhecer e recompensar o trabalho do time, em detrimento do reconhecimento exclusivo do trabalho individual; trabalhar com um objetivo inspirador, que seja abraçado e cuja importância seja compreendida por cada um dos membros da equipe; observar e conhecer bem cada liderado e despertar o que há de melhor dentro de cada um deles são ferramentas multiplicadoras poderosas para aperfeiçoar a produção do capital humano da sua empresa.

Por isso, antes de simplesmente sair reclamando do colega de seu time de trabalho por pensar de forma diferente de você, ou daquele outro colega que não trabalha exatamente da forma como você gostaria, pense nisso!

Escolha ser peça de lego e não peça de quebra cabeça.       

[i] Rio de Janeiro: Objetiva, 2001. Pg.235.

Medo e Ansiedade – Como gerenciá-los no Ambiente de Trabalho – e na Vida

 

Uma das coisas que mais gosto como coach é o contato que tenho com as pessoas. Cada uma delas é única, tem um perfil diferente, carregam experiências diferentes e me ensinam muito em cada uma das sessões. Contudo, tenho notado um padrão comportamental muito comum em jovens mulheres e senti que falar sobre isso poderia ser útil para quem está passando por situações similares: o sentimento de medo e ansiedade. É exatamente dessa forma que são descritas o que sentem no ambiente de trabalho “medo” e “ansiedade”.

Não estamos falando aqui de sentimentos constantes durante todo o período de trabalho, eles são engatilhados por momentos específicos que geralmente envolvem tomadas de decisão, posicionamento de uma opinião ou quando lhes são atribuídas uma nova função ou responsabilidade.

Muitas pessoas, principalmente mulheres e aqueles que estão ingressando no mercado de trabalho, não se sentem confiantes com suas próprias capacidades e habilidades, e mesmo tendo consciência de que são boas profissionais, sofrem com a invasão de sentimentos negativos que acabam dispersando seu foco e podem impactar em sua eficiência e produtividade.

Abaixo, listei 5 situações narradas com certa frequência em minhas sessões, e de que forma é possível lidar com elas no dia a dia:

1.      Pensamentos automáticos de incompetência – É provável que você não perceba, mas existem pensamentos que insistem em cruzar nossa mente o tempo todo. Esses pensamentos, normalmente, são crenças que carregamos sobre alguém (nós mesmos) ou algo e estão tão enraizados que já não as percebemos em um nível consciente. Quando se pegar duvidando de sua capacidade pare e pense no que está fazendo, traga esses pensamentos para um nível de consciência e questione-se: O que me levou a ter esses pensamentos? O que eu estava sentindo naquele momento? Isso faz sentido?

2.      “Sinto que não tenho conhecimento técnico suficiente” – É aquela velha história, quanto mais aprendemos mais sentimos que precisamos aprender. Isso é normal. Nós aprendemos algo novo o tempo todo, principalmente no ambiente de trabalho. Não recuse trabalhos bacanas por achar que o que você sabe não é suficiente, um novo desafio, no mínimo, será um grande aprendizado para você e irá lhe capacitar para ir cada vez um pouco mais longe.

3.      Não consigo falar NÃO para um colega de trabalho que me acessa o tempo todo – Você tem seu escopo, você tem o seu trabalho, você tem SUAS prioridades. Ser cooperativo no trabalho é essencial, no final todos trabalham por um mesmo objetivo, mas se aquele(a) seu(ua) colega a acessa a cada cinco minutos para pedir que assuma a responsabilidade por um trabalho que é dele(a), diga gentilmente que não, que não poderá ajudá-lo(a) naquele momento. Pondere antes de priorizar a “não prioridade” dos outros.

4.      Não conseguem reagir quando expostas à uma situação desconfortável – A reação é primitiva: quando nosso cérebro sente o perigo se aproximando, ele emite sinais para que o corpo reaja àquele estímulo de maneira rápida, e a primeira reação que nos vem à mente é sempre aquela para a qual estamos mais “treinados”, pode ser correr, gritar, ficar paralisado ou fingir-se de morto. A questão é que, nesses momentos, a parte do nosso cérebro responsável pela cognição é preterida, por isso não conseguimos agir da forma como gostaríamos (e não conseguimos dar aquela resposta matadora que ficamos fantasiado por horas depois). Para que a paralisia não aconteça antes da sua resposta pratique-a até que sinta que ela lhe vem de forma natural.

5.      Razão x emoção – Quando nos deixamos levar pela emoção dificilmente conseguimos chegar a qualquer conclusão mais racional. Quando perceber que aquele sentimento está ruim surgindo, pare, respire e tente entender por que está sentindo isso. Saia do local onde estiver e faça uma pequena caminhada, se necessário. Questione-se. Deixe seu cérebro voltar ao estado racional antes de tomar qualquer atitude, você só precisa de 5 minutos.

Dedicar um pouquinho mais do nosso tempo ao desenvolvimento da nossa autoconsciência é cada vez mais importante. Ao invés de “queimar” aquela meia hora do seu dia encarando o feed do Instagram se questionando porque sua vida não é maravilhosa ‘daquele jeito’, pare para refletir sobre você, quem você é, qual sua bagagem, aonde quer chegar, o que valoriza, o que é importante para você. O autoconhecimento nos ajuda a parar de desperdiçar nosso tempo com questionamentos infundados e com medidores de vaidade, assim é possível colocar todo o nosso foco no que realmente importa nesta jornada: nossa própria vida!

Meta x Propósito – Como confundi-las pode comprometer sua mobilidade

Meu pai veio da Coréia do Sul para o Brasil quando tinha apenas 8 anos de idade, e apesar de todas as dificuldades que passou em termos de adaptabilidade devido às gigantescas mudanças cultural e financeira, ele superou todas as adversidades e chegou até à famigerada Faculdade de Medicina da USP aos 18 anos. Aos 27 anos conheceu e casou-se com a minha mãe. Aos 37 já era pai de 5 filhos!

Meu pai sempre trabalhou MUITO, mas em casa, apesar da saudade que sentíamos dele, nós NUNCA sentimos sua ausência, pois quando ele estava presente ele estava REALMENTE presente, ele podia estar só o pó, mas fazia questão de nos dar toda a atenção do mundo.

Já me peguei pensando se eu seria capaz de passar por tudo o que ele passou e ainda alcançar os resultados com a maestria com que ele alcançou, mas cheguei à conclusão de que não é possível chegar a uma conclusão. O racional é simples: nossa vivência é diferente, os tempos são diferentes, nossos recursos internos e personalidade são diferentes, somos seres individuais, portanto, incomparáveis.

Comparar-me a ele ou a qualquer outra pessoa é como exercitar-se na esteira, você vai andar, andar e andar, recalcular a velocidade diversas vezes, mudar a estratégia, mas não sairá do lugar. Quando admiramos alguém, o melhor caminho é perceber quais as características mais estimamos nessa pessoa e incorporá-las em nossa vida, da forma que mais fizer sentido para cada um nós.

Hoje, pensando em tudo que vivemos, tenho muito claro em minha mente que cada ação do meu pai estava direcionada ao alcance de suas metas, e ele mantinha-se motivado durante a jornada por um propósito. Ele adotou uma estratégia eficaz que possibilitou sua “mobilidade”, ou seja, ele sabia exatamente onde estava, para onde estava indo e o porquê, então movimentava-se sempre nessa direção.

Sua meta, em termos gerais, era “trabalhar e ganhar dinheiro” (como ele costumava dizer), assim que atingia uma meta já traçava a próxima e assim sucessivamente, mantendo seu foco sempre nas ações necessárias para atingir seu objetivo. Seu propósito, por outro lado, era manter sua família sempre saudável e feliz, e ele trabalhou muito para conseguir prover para um núcleo que incluía uma esposa e cinco crianças!

Em todos esses anos ele não deixou a peteca cair porque, em nenhum momento, ele esqueceu qual era seu propósito, e isso o impulsionava para frente, independente das dificuldades e independente de qual era sua meta. Mesmo sem saber, meu pai nunca confundiu meta e propósito, o que poderia ter comprometido sua mobilidade e alterado todo o caminho cheio de realizações que percorreu até aqui.

Foi observando e ouvindo esses ensinamentos que entendi que liberdade é compreender que nós sempre podemos fazer a escolha de nos movermos na direção que quisermosindependente de acontecimentos passados. Mobilidade é “habilidade de movimento”. E esse movimento, apesar de trazer mudanças, não leva necessariamente ao sucesso, para isso, é necessário seguir uma direção e ter consciência dos motivos pelos quais seguimos determinado caminho.

Lembre-se a todo momento de que existe um propósito por trás de cada mudança que vivemos e de cada meta que traçamos, e mantenha o foco nas ações que o levarão ao resultado desejado, caso contrário, a mobilidade será apenas movimento e este não será capaz de removê-lo da conformidade.