Em um encontro com uma amiga querida, ela me contou que, durante uma reunião de trabalho, um colega mais sênior sentado ao lado dela digitava no celular freneticamente, curiosa e motivada pelo tédio que estava sentindo naquele momento, ela olhou em sua direção e, com um pequeno auxilio das letras em fonte gigantescas que ele usava, ela brevemente testemunhou uma conversa dele com sua amante.
Apesar da riqueza de detalhes, o ponto da minha amiga era dizer que a reunião estava sofrível, que não acabava nunca, e que estava difícil para todos manterem a atenção no que estava sendo discutido. Não houve qualquer julgamento por parte dela com relação ao que o colega estava fazendo, que também estava com foco zero na reunião, o que a estava incomodando era a reunião em si, por sentir que estava perdendo um tempo que seria muito mais produtivo fora dali, e que longas e entediantes reuniões são frequentes em seu ambiente de trabalho.
Você deve ter pensado: “de fato, isso também é muito comum em minha empresa”. Algumas organizações fazem tantas reuniões que os colaboradores não conseguem sequer sentar-se para fazer o trabalho mínimo esperado de seus cargos, porque passam o dia inteiro em reunião, uma após a outra. Eu não acredito que realizar tantas reuniões seja produtivo e vou explicar, cientificamente, o porquê.
Imagine que você está pedindo comida para entrega pelo aplicativo. A primeira escolha que você faz é daquele hambúrguer maravilhoso acompanhado de batatas fritas com cheddar e bacon. Então, a culpa bate, você se lembra que está tentando manter uma dieta mais saudável durante a semana e então pensa em algo mais leve, de forma que comida japonesa seria uma boa opção. Você então se recorda de que comeu comida japonesa dois dias atrás e, finalmente, decide-se por um wrap de salmão defumado com cream cheese. Antes de concluir o pedido, você pensa se é isso mesmo que você quer comer e efetua a compra.
Esse processo é chamado de “Resolução Intuitiva de Problemas”[1] e ocorre conosco tão naturalmente que não nos damos conta do que realmente estamos fazendo. Tudo o que acontece é que focamos a atenção no problema e nossa mente faz o resto do trabalho, passando pelas seguintes fases, automaticamente:
– Fase 1: Definir o problema;
– Fase 2: Gerar soluções;
– Fase 3: Avaliar as opções de solução;
– Fase 4: Escolher uma solução;
– Fase 5: Fazer um planejamento.
Subconscientemente, nós nos movemos entre uma fase e outra, desordenadamente, antes de chegar à uma conclusão e traçar um plano, não se trata de um processo sistemático.
Em grupo, contudo, a Resolução Intuitiva de Problemas não funciona da mesma forma. Como esse tipo de intuição é diferente para cada indivíduo, é impossível para cada membro do grupo saber em que fase da resolução de problemas seu colega está. Se um está na fase 2, o outro na 5, e o outro já foi e voltou na 2 e na 4 mais de uma vez, o resultado disso em uma reunião é o caos.
A maioria das reuniões consideradas ‘ruins’ não a são por culpa de líderes incompetentes, mas por um simples erro causado por todas as pessoas que estão presentes, por não terem uma estratégia. Para que um grupo seja funcional, todos os seus membros devem estar focados na mesma fase da resolução do problema, e isso só é possível com o abandono do pensamento automático e adoção de uma abordagem mais metódica.
Uma das formas de transformar uma reunião intuitiva em metódica, é listar os itens que serão discutidos durante a reunião. Então, ao lado direito da lista, faça uma nova coluna e, na frente de cada um dos itens indique em qual estágio de desenvolvimento ele está. Em uma coluna mais à direita, indique quais os possíveis resultados mensuráveis para aquela fase. Reserve uma parte da reunião para focar apenas no alcance desses resultados. Uma vez alcançado, siga em frente.
Durante a construção e andamento desse processo, é sempre importante ter a resposta para os seguintes questionamentos muito bem definidas:
– Você realmente entende qual o problema que está tentando resolver?
– Você tem uma lista ampla o suficiente de possíveis soluções?
– Você avaliou os pontos fortes e fracos de cada uma das opções de solução?
– O grupo debateu cada uma das hipóteses levantadas?
– Alguma solução já foi escolhida?
Como o famoso Steve Jobs uma vez disse:
“Se você define o problema corretamente, terá quase chegado à sua solução”.
[1] Desenvolvido por Al Pittampalli, da Modern Meeting Company.